L’Office met l’Espace Client de l’Office à la disposition de l’utilisateur, en conséquence de son engagement de respecter les présentes conditions générales d’utilisation et les procédures de fonctionnement de ce service.
L’utilisateur déclare en avoir pris connaissance et obtenu toutes explications de l’Office.
Ces conditions générales peuvent être mises à jour par l’Office et l’Utilisateur doit se reporter à la dernière version accessible.
L’Espace Client est un espace de travail professionnel sécurisé et confidentiel (réseau sécurisé, accès par login/mot de passe personnels) mis par l’Office à la disposition de ses clients et intervenants au dossier, destiné à la préparation des actes constitutifs du dossier et à l’information des différentes parties et des intervenants sur leur état d’avancement et les éléments nécessaires à cet avancement.
Il permet à cette fin de communiquer, partager et échanger sur Internet des documents et des commentaires sur ces documents en les rendant accessibles aux seules personnes concernées par le dossier et autorisées par l’Office.
Le module de messagerie interne est soumis aux règles relatives au secret des correspondances. Dès lors, l’utilisateur est informé du mode de visualisation des questions/réponses par l’affichage d’un icône : mode pluri-partagé (accès de tous les types de personnes autorisés) ou mode réservé (accès uniquement au destinataire du message et à celui/ceux mis en copie).
Toute autre utilisation de l’Espace Client est interdite.
Pour se connecter à l’Espace Client, l’utilisateur se voit attribuer par le Notaire un (identifiant) login et un mot de passe personnels. Préalablement à cette délivrance, l’utilisateur justifie auprès du Notaire de son identité, de sa qualité, de sa capacité juridique et de ses pouvoirs.
L’utilisateur s’engage à maintenir confidentiels ses identifiants et ses mots de passe et doit les protéger contre tout accès ou divulgation auprès de tiers. Il appartient à l’utilisateur de se conformer aux règles et aux bonnes pratiques en matière de confidentialité et de sécurité des identifiants et des mots de passe. Le fait d’indiquer l’identifiant et le mot de passe (provisoire ou nouveau) donné par le Notaire vaut preuve de l’identification de l’utilisateur lors de tout fait ou acte de sa part sur l’Espace Client (accès, consultation, utilisation, publication, partage, suppression…) et de l’imputabilité à l’utilisateur de tout fait ou de tout acte qui s’y rapporte. L’utilisation de l’identifiant et du mot de passe de l’utilisateur fait également foi auprès du Notaire même en cas de prêt, de perte, de vol ou de négligence de l’un ou l’autre de ceux-ci.
L’utilisateur, qu’il agisse personnellement ou en qualité de représentant d’une personne morale ou physique, s’engage à n’accéder que lui-même à l’Espace Client et à n’en déléguer l’accès et l’utilisation à quiconque. Il est en toute circonstance engagé tant à l’égard du Notaire que des autres utilisateurs par l’utilisation de son identifiant (login) et de son mot de passe qui lui ont été délivrés à titre strictement personnel, Il informera par écrit sans délai le Notaire de tout changement intervenu dans son identité, sa qualité, sa capacité, ses pouvoirs et ceux de son représentant ou mandataire.
L’utilisateur s’engage à n’accéder et à utiliser l’Espace Client que dans le cadre du dossier pour lequel il a été ouvert et de l’objet de ce service, pour ce qui est nécessaire à l’avancement du dossier, avec loyauté et esprit constructif, dans le respect des droits des autres utilisateurs, de la loi et de l’ordre public. Il n’utilisera pas l’Espace Client comme une messagerie à l’égard du Notaire et des autres utilisateurs et regroupera autant que possible ses interventions. Dans le respect de ces obligations, l’utilisateur s’attachera à utiliser l’Espace Client, par préférence à tout autre moyen, pour participer à l’avancement du dossier et suivre son évolution.
L’utilisateur garantit le Notaire que la nature, le contenu ou les caractéristiques des informations, commentaires, échanges et autres éléments qu’il serait à même de fournir au titre de l’utilisation de l’Espace Client ne comportent aucun contenu illicite, de quelque nature que ce soit et sous quelque forme que ce soit, ou qui soit contraire à l’ordre public et aux bonnes mœurs. L’utilisateur garantit le Notaire de tout recours de tiers qui résulterait de la violation de leurs droits ou de toute autre atteinte les concernant.
L’accès à l’Espace Client se fait sur décision discrétionnaire de l’Office, laquelle est seul juge de l’opportunité d’ouvrir l’accès à un utilisateur à tout ou partie de l’Espace Client et de le clôturer.
Le Notaire, ou le collaborateur de l’office notarial en charge du dossier, administre l’Espace Client dédié à un dossier. A ce titre, il :
Le Notaire s’engage à administrer l’Espace Client avec diligences et déontologie. Dans l’élaboration des actes qu’il doit établir, le Notaire reste libre d’apprécier l’intérêt, la portée et l’opportunité de prendre en considération les éléments, modifications et commentaires publiés sur l’Espace Client par l’utilisateur.
Tous les documents, commentaires et autres éléments communiqués, partagés et échangés entre le Notaire et les utilisateurs sur l’Espace Client ne présentent qu’un caractère informatif et n’ont aucune valeur d’acte, de copie d’acte, d’engagement, de décision, d’ordre, de notification, de novation ou de preuve, tant à l’égard du Notaire et des utilisateurs qu’à celui des tiers, même s’ils sont signés électroniquement, sauf disposition contraire d’ordre public.
Toutefois, le Notaire pourra convenir avec les utilisateurs de son choix, par convention écrite et spécifique, de conférer une force juridique et probante particulière à certains documents, messages, commentaires ou autres éléments du dossier ou de l’Espace Client, signés ou non électroniquement.
Tous les éléments de l’Espace Client de l’Office sont protégés par la loi (droit d’auteur, droit des marques…). Ils sont la propriété exclusive du Notaire ou du titulaire des droits ayant concédés tout ou partie des droits au Notaire pour les besoins de la fourniture de l’Espace Client. L’Utilisateur n’acquiert aucun droit sur ces éléments. L’utilisateur garantit détenir l’ensemble des autorisations et des droits nécessaires sur les éléments pour les publier au sein de l’Espace Client et pour la présente concession au Notaire et, garantit le Notaire de toutes les conséquences qui pourraient en résulter.
Les données à caractère personnel sont traitées exclusivement par le Notaire en sa qualité de responsable du traitement de données. Elles sont nécessaires à la fourniture de l’accès et au fonctionnement de l’Espace Client. Le défaut de communication de ces données aura pour seule conséquence de ne pas permettre l’accès ou l’utilisation du service. Les destinataires de ces données sont l’Office et le cas échéant, les services techniques de ses sous-traitants pour des raisons de maintenance et de sécurité du service. Conformément à la loi «informatique et libertés» n°78-17 du 6 janvier 1978, l’utilisateur dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification, de correction, de mise à jour et de suppression de ses données. Il peut également s’opposer au traitement de ses données pour des motifs légitimes ou, en matière de prospection, pour quelque raison que ce soit. Si l’utilisateur souhaite exercer ces droits, il peut adresser à la Paris Notaires Services un courriel à l’adresse suivante : contacts@notaires-roubaix.fr.
Les données automatiquement recueillies concernent les données de connexion, de téléchargement et de navigation sur l’Espace Clients aux fins de facilité la connexion de l’utilisateur, de vérifier la sécurité de l’Espace et d’établir des statistiques sur la fréquentation et l’usage de l’Espace Clients. Afin de faciliter l’accès à l’Espace Client, le navigateur de l’abonné peut lui proposer de garder en mémoire son identifiant et son mot de passe. Cette action est déclenchée volontairement par l’utilisateur afin de lui permettre ainsi un accès simplifié lors de ses prochaines visites.
Le Notaire décide de l’opportunité de conserver les éléments publiés pour son propre usage. Il appartient à chaque utilisateur de procéder à une copie en temps réel des éléments qu’il souhaite conserver.
Chacune des parties est responsable du respect de ses obligations au titre des présentes conditions d’utilisation d’un Espace Client. Les présentes conditions s’appliquent pendant toute la durée de mise en ligne de l’Espace Client et d’autorisation d’accès de l’utilisateur fournie par le Notaire. Le Notaire peut à tout moment, sans délai et sans justification retirer l’accès d’un utilisateur. En cas de manquement de la part de l’utilisateur à l’une des dispositions des présentes conditions générales, le Notaire peut mettre fin à l’accès à l’Espace Client et à la présente relation contractuelle, sans préavis ni mise en demeure. Cette résiliation intervient sans préjudice de tous les dommages et intérêts qui pourraient être réclamés par le Notaire à l’utilisateur ou ses ayants droit en réparation du préjudice subi du fait du ou des manquements.
Les présentes conditions et les relations entre les parties sont régies par la loi française. En cas de différend concernant l’acceptation, l’exécution ou l’interprétation des présentes conditions générales et après recherche infructueuse d’une solution amiable, compétence expresse et exclusive est attribuée aux Tribunaux français compétents, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d’urgence ou les procédures conservatoires, en référé ou par requête.